Après quelques années d’exploitation, le contenu de la « base articles » d’un ERP peut vite exploser pour de multiples raisons : articles inutilisés, obsolètes…

Avoir une base « articles » trop fournie pose plusieurs problèmes :

  • Difficulté à sélectionner le bon article (trop de choix !).
  • Risque de doublons.
  • Fiche article non mise à jour (prix vente, prix achat, fournisseur…) pouvant causer des problèmes de rentabilité, d’approvisionnement ou autre…

Dans certaines activités, comme le Négoce ou le Bâtiment, il est pourtant nécessaire d’importer une partie ou l’ensemble des références des catalogues de ses fournisseurs pour pouvoir facilement réaliser des chiffrages ou passer facilement ses commandes d’achat sans perdre de temps à rechercher la référence dans un catalogue puis l’enregistrer dans l’ERP.

Même s’il existe des utilitaires pour supprimer les articles inutilisés depuis un certain temps ou pour fusionner les doublons, cela n’empêche pas d’avoir une base « articles » énorme avec un faible pourcentage d’articles réellement utilisés.

Codial propose des solutions pour éviter de surcharger la base « articles » tout en ayant accès à un maximum de références.

Codial propose de séparer les articles en 3 bases : La base catalogues, la base articles et la base ouvrages.

Avoir une base « articles » trop fournie pose plusieurs problèmes :

  • Difficulté à sélectionner le bon article (trop de choix !).
  • Risque de doublons.
  • Fiche article non mise à jour (prix vente, prix achat, fournisseur…) pouvant causer des problèmes de rentabilité, d’approvisionnement ou autre…

Dans certaines activités, comme le Négoce ou le Bâtiment, il est pourtant nécessaire d’importer une partie ou l’ensemble des références des catalogues de ses fournisseurs pour pouvoir facilement réaliser des chiffrages ou passer facilement ses commandes d’achat sans perdre de temps à rechercher la référence dans un catalogue puis l’enregistrer dans l’ERP.

Même s’il existe des utilitaires pour supprimer les articles inutilisés depuis un certain temps ou pour fusionner les doublons, cela n’empêche pas d’avoir une base « articles » énorme avec un faible pourcentage d’articles réellement utilisés.

Codial propose des solutions pour éviter de surcharger la base « articles » tout en ayant accès à un maximum de références.

Codial propose de séparer les articles en 3 bases : La base catalogues, la base articles et la base ouvrages.

La base « catalogues »

La base « catalogues » contient toutes les références de mes fournisseurs organisées par fournisseur, catalogue et catégorie/famille. Elle est alimentée grâce à des fichiers d’imports (xls, csv, txt) ou des services comme Tarifeoe.BAT ou Gasel. Elle peut facilement être mise à jour pour actualiser les prix à la volée.

Si un fournisseur venait à disparaître, les références « produit » de son catalogue peuvent facilement être supprimées.

Les informations contenues dans la base « catalogues » sont limitées (référence, désignation, prix revient HT, prix vente HT, marque, catégorie) mais sont largement suffisantes pour permettre au produit d’être ajouté à un devis.

Lors de l’ajout d’une référence catalogue à un document, Codial me propose de la créer dans la base articles. Si j’accepte, il est créé et je peux compléter ces informations. Si je refuse, l’article apparaît comme un article libre.

La base « articles »

La base « articles » contient toutes les références articles que j’ai créées (ou importées initialement) ainsi que les références de ma base « catalogues » qui ont été ajoutées dans des documents et dont j’ai accepté la création en article.

La base « ouvrages »

Dans Codial, il existe plusieurs types d’articles et notamment des ouvrages. Les ouvrages sont composés d’articles indépendants et de prestation de services liés. Ils diffèrent des articles nomenclaturés, car leurs constituants sont visibles pour le client et les ouvrages ne peuvent être gérés en stock.

La bibliothèque d’ouvrages peut aussi être alimentée automatiquement via le service Batiprix.

Les composantes de l’ouvrage peuvent être modifiées individuellement sur les documents sans altération de l’ouvrage enregistré en base.

Les ouvrages sont donc enregistrés dans une base indépendante à la base « articles » et grâce à leur distinction ils peuvent donc être retrouvés plus facilement sans risque d’erreur.

Par exemple, si je suis plombier et je vends un lavabo. Si je le vends au détail dans mon magasin, il sera considéré comme un article, par contre si je le livre et le pose en effectuant les raccordements nécessaires, il sera considéré comme un ouvrage. Au final, c’est bien la même référence vendue, mais pas la même prestation ni le même tarif, ni la même rentabilité.

En conclusion

Quelle que soit la base dans laquelle votre référence est enregistrée, vous pouvez facilement l’ajouter à vos documents grâce au puissant outil de recherche qui vous liste par onglet :

  • les articles et ouvrages,
  • les produits (références de la base « catalogues »),
  • les bordereaux,
  • les articles disponibles sur le LiveTarif (Tarifeo by Codial).

En bonus : le système de panier permet également de faire une sélection multiple d’articles sans avoir à relancer systématiquement la recherche.

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